Firma ta se dezvoltă, activitățile se diversifică și vrei să crești numărul angajaților? Trebuie să organizezi în mod riguros documentele, ca să eviți birocrația și să reduci timpul pierdut cu găsirea informațiilor de care ai nevoie, din teancurile de dosare. Care este cea mai bună metodă de arhivare? Îți prezentăm etapele arhivării fizice și astfel vei ști ce să faci pentru păstrarea documentelor din cadrul companiei tale.
Pregătirea documentelor pentru arhivare fizică
Selectează acele documente care sunt importante și necesită păstrare pe termen lung. Pregătirea fizică a documentelor selectate include îndepărtarea agrafelor sau a altor obiecte metalice care pot deteriora documentele în timp, plasarea documentelor în dosare sau cutii speciale pentru arhivare și etichetarea corespunzătoare a acestora. Se recomandă colaborarea cu firme ce oferă servicii de arhivare fizică a documentelor, pentru pregătirea corectă a arhivelor, conform prevederilor din Legea nr.16/2996, privind arhivele naționale. Astfel ai certitudinea că organizația ta respectă normele și principiile de păstrare, utilizare și acces la documente arhivistice, inclusiv Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR).
Organizarea documentelor în arhive fizice
Pentru organizarea eficientă a unei arhive fizice, documentele trebuie clasificate și organizate într-un mod care să faciliteze accesul și recuperarea lor. Se recomandă crearea unui sistem de indexare eficient. Acesta poate fi numeric, alfabetic sau alfanumeric, în funcție de volumul de documente și de complexitatea informațiilor incluse. Utilizează echipamente de arhivare adecvate: dosare și cutii de arhivare, rafturi și dulapuri special concepute pentru arhivare fizică.
Implementează proceduri de arhivare clare și riguroase. Acestea trebuie să includă reguli privind modul în care documentele sunt manevrate, timpul de păstrare pentru diferite tipuri de documente, specificațiile pentru eliminarea (distrugerea) documentelor. Verifică periodic procedurile utilizate și efectuează modificările necesare, pentru a menține eficiența sistemului de arhivare și respectarea reglementărilor specifice.
Păstrarea documentelor în arhive fizice
Păstrarea documentelor arhivate în condiții optime este esențială, pentru a preveni deteriorarea acestora și pentru a menține informațiile în siguranță pe termen lung. Documentele trebuie păstrate într-un mediu cu umiditate și temperatură controlate, deoarece umiditatea ridicată determină apariția mucegaiului și decolorarea documentelor, iar temperaturile extreme pot duce la uscarea și crăparea hârtiei.
Pe lângă controlul umidității și temperaturii, protecția împotriva luminii reprezintă un alt aspect important pentru păstrarea documentelor în arhive fizice. Expunerea prelungită la lumină, mai ales la lumina soarelui poate duce la decolorarea documentelor și la pierderea lizibilității acestora. Documentele ar trebui să fie stocate în cutii sau dulapuri care blochează lumina. Folosește lumini cu spectru redus în spațiul de arhivare fizică.
Angajații firmei tale trebuie să cunoască metodele corecte de manipulare a documentelor din arhive fizice. Se impune utilizarea mănușilor de bumbac atunci când se lucrează cu documente vechi, deoarece există riscul ca acestea să se deterioreze. De asemenea, este important să respecte sistemul de organizare a arhivei fizice, pentru a facilita accesul ulterior, în condiții optime de siguranță la utilizarea dosarelor arhivate.
Un sistem de arhivare fizică bine organizat, conform legislației în vigoare este necesar atât pentru conformitate, cât și pentru eficiența operațională a firmei tale. O arhivă fizică bine structurată permite accesul rapid la informații, iar resursele organizaționale sunt mai folosite mai bine. Respectă etapele arhivării fizice, deoarece sunt importante pentru păstrarea datelor de business și te ajută să implementezi un sistem informațional adecvat nevoilor din diferite departamente ale companiei.
