Ai la dispoziție atât de multe ore pe zi și totuși așa de puține. Este un paradox pe care fiecare om îl simte pe propria-i piele în mod constant. De fapt, timpul este mai mult decât suficient, dar este esențial să profiți la maxim de el.
Există două modalități de a-ți crește randamentul – fie mărești mai multe ore muncite, fie lucrezi mai inteligent. Varianta ideală și cea mai indicată atât din perspectiva angajatului cât și din perspectiva angajatorului este cea de-a doua.
Pentru a fi mai productiv la locul de muncă nu trebuie să deții vre-un secret sau să ai cunoștințe de specialitate în time management, dar este necesar să fii mai atent cu privire la modul în care îți gestionezi timpul.
Îți prezentăm câteva strategii simple, dar eficiente pentru creșterea productivității la locul de muncă. O parte din ele pot fi implementate de tine, iar o parte în colaborarea cu angajatorul tău. Discută deschis cu angajatorul și colegii tăi pentru că sigur vei primi suport din partea lor.
1. Urmărește și limitează timp pentru sarcini.
S-ar putea să crezii că urmărești cu eficiență timpul petrecut pentru diverse sarcini. Cu toate acestea, unele cercetări sugerează că doar aproximativ 17% dintre oameni sunt capabili să estimeze cu exactitate trecerea timpului.
Instrumente precum soft-urile și aplicațiile de gestionare a timpului te va ajuta să știți exact cât timp petreci în sarcinile zilnice, inclusiv social media, e-mail, procesare de texte și aplicații. Un astfel de program sau aplicație poate ajuta o întreagă echipă sau departament și permite o mai bună coordonare.
2. Ia pauze regulate.
Pauzele lungi și dese nu sunt cheia marilor succese, dar lipsa lor îți poate scădea productivitatea la locul de muncă. În schimb, pauzele programate pot ajuta la îmbunătățirea concentrării.
Unele cercetări indică faptul că luarea de pauze scurte în timpul sarcinilor care se întind pe perioade mari de timp te ajută să menții un nivel constant de performanță; în timp ce munca la o sarcină fără pauze duce la o scădere constantă a performanței.
3. Stabilește-ți termene auto-impuse.
Deși, de obicei, termenele limită reprezintă un motiv de stres, un nivel gestionabil de stres, unul auto-impus poate fi de fapt util în ceea ce privește capacitatea de concentrare și te ajută să îți atingi obiectivele. Încearcă să îți acorzi un termen limită, apoi rămâi la el. Vei fi surprins să descoperi cât de concentrat și productiv poți fi când privești ceasul.
4. Solicită instrumentele și echipamentele potrivite
Oferirea de instrumente și echipamente potrivite angajaților este importantă, astfel încât aceștia să-și poată îndeplini sarcinile de lucru în mod eficient și la timp. Este complet neproductiv să petreci timp în așteptarea tipăririi documentelor sau să nu găsești diferite lucruri de care ai nevoie pentru că nu ai unde să le organizezi.
De asemenea, instrumente practice precum o tablă magnetică în care sunt împărțite în mod vizibil sarcinile și persoanele responsabile ajută enorm pentru organizarea și comunicarea din interiorul departamentului.
5. Urmează „regula de două minute”.
Antreprenorul Steve Olenski recomandă implementarea „regulii de două minute” pentru a profita la maxim de micile ferestre de timp pe care le ai la serviciu.
Ideea este aceasta: Dacă ai o sarcină sau o acțiune pe care știi că o poți face în două minute sau mai puțin, fa-o imediat. Olenski spune că finalizarea imediată a sarcinii durează de fapt mai puțin timp decât dacă te întorci mai târziu asupra ei. Implementarea acestui lucru l-a făcut unul dintre cei mai influenți strategi de conținut online.
6. Fii proactiv, nu reactiv.
Primirea apelurilor telefonice și a e-mailurilor nu trebuie să îți dicteze modul în care îți petreci ziua. Probabil că vei aplana niște situații, vei rezolva urgent unele lucruri, dar asta poate fi tot ceea ce vei realiza în ziua respectivă.
Rezervă timp pentru a răspunde la e-mailuri și telefoane, dar nu permite ca acest lucru să depășească timpul pe care l-ai rezervat tu pentru asta. Concepe un plan de atac la începutul fiecărei zile și apoi respectă-l!
5. Spune nu întâlnirilor lungi.
Întâlnirile sunt unul dintre cei mai mari consumatori de timp, totuși continuăm să le organizăm, să participăm și, inevitabil, să ne plângem de ele.
Un angajat de birou mediu petrece aproximativ 31 de ore în fiecare lună în întâlniri neproductive conform unor statistici recente. Înainte de a rplanifica următoarea întâlnire, întreabă-te dacă nu cumva poți îndeplini aceleași obiective sau sarcini prin e-mail, telefon sau conferință Web (care poate fi ceva mai productivă).
7. Minimizează întreruperile
Un coleg care își bagă capul în biroul tău pentru a discuta puțin poate părea inofensiv, dar chiar și întreruperi scurte par să producă o schimbare a modelului de lucru și o scădere considerabilă a productivității.
Minimizarea întreruperilor poate însemna să setezi orele de birou, să îți ții ușa închisă sau să lucrezi de acasă pentru proiecte cu termene scurte sau care necesită multă concentrare.
Dacă simți nevoia să-ți crești productivitatea la locul de muncă fă un pas înapoi și gândește-te la modalități prin care poți lucra mai inteligent, nu mai greu.
Surse:
- https://www.inc.com/john-rampton/15-ways-to-increase-productivity-at-work.html
- https://businesstown.com/8-ways-increase-productivity-workplace/
- https://snacknation.com/blog/increase-productivity-at-work/
- https://blog.hubstaff.com/employee-productivity/
- https://www.15five.com/blog/4-scientifically-proven-methods-increase-productivity/
- https://www.thebalancesmb.com/top-ways-to-increase-productivity-2948669
- https://gethppy.com/productivity/increase-productivity-in-workplace
- https://www.forbes.com/sites/ashleystahl/2018/06/28/5-ways-to-increase-your-productivity-at-work/#1cf0420f2138
- https://www.lifehack.org/articles/featured/50-ways-to-increase-your-productivity.html
