Comunicarea este un aspect esential în succesul unei companii, însă aceasta este tratată superficial în majoritatea companiilor. În orice structură organizațională, angajații:
- trebuie să lucreze în relații de colaborare;
- au nevoie să țină ședințe;
- trebuie să discute diverse aspecte privind funcția și activitățile lor.
Pe de altă parte, dacă aceștia dezvoltă relații tensionate unii față de ceilalți atunci ei nu vor mai putea să lucreze eficient, afectând profitabilitatea, productivitatea și atmosfera din companie.
Efectele comunicării defectuoase
- barierele de comunicare la locul de muncă pot influența starea de spirit din organizație, realizarea proiectelor și vânzările.
Repercursiunile unei comunicări precare la locul de muncă pot fi severe și generalizate. Studiile au arătat că 44% dintre indivizi sunt de părere că o comunicare slabă poate determina întârzieri sau eșecul de a finaliza proiecte. 18% consideră că barierele de comunicare la locul de muncă generează scăderea vânzărilor.
Principalele bariere de comunicare
- principalele bariere de comunicare la locul de muncă sunt: barierele perceptuale, barierele emoționale, barierele de limbaj, barierele culturale și barierele fizice.
În cadrul procesului de comunicare, inevitabil, apar obstacole. Acestea pot fi sau nu evitate, dar indivizii trebuie să știe că sunt necesare abilități, atitudini și cunoștințe specifice pentru a le depăși.
Barierele sunt acele elemente care împiedică realizarea corectă a comunicării.
- Barierele perceptuale apar din cauza: diferențelor de perspectivă sau oricărui tip de neînțelegere care poate afecta funcționarea normală a organizației.
Există două tipuri de bariere perceptuale:
- Filtre perceptuale – preferințele personale, valorile, atitudinile, originile și experiențele de viață creează „filtre” prin care se percep oamenii, evenimentele, informațiile.
- Elemente declanșatoare sau indicii – elemente non-verbale (limbajul trupului, volumul și tonul vocii, gesturile faciale), care afectează modul în care oamenii percep mesajul pe care îl transmitem.
- Barierele emoționale – se întâmplă când oamenii prezintă dificultăți în comunicarea cu ceilalți colegi din motive precum:
- Frica;
- Mândria;
- Anxietatea;
- Furia;
- Supărările.
Este important să înțelegem că, uneori, oamenii pot comunica mai greu din cauza experiențelor din trecut. De aceea, managerii ar trebui să creeze un mediu sigur și prietenos pentru a-i ajuta pe angajați să depășească barierele emoționale și să devină buni comunicatori.
- Barierele de limbaj – Limba este aspectul despre care se spune că este cel mai eficient mijloc de comunicare cu ceilalți. Ea permite înțelegerea mesajului pe care un individ încearcă să îl exprime sau să îl comunice celorlalți.
Globalizarea a determinat numeroși manageri și angajați să interacționeze dincolo de granițele lingvstice. În cadrul unei organizații, obiectivele sunt îndeplinite cu succes atunci când se utilizează un limbaj comun.
- Barierele culturale – oamenii dintr-o organizație pot fi de naționalități, culturi, religii variate, precum și din regiuni diferite. Barierele culturale au loc atunci când oameni care aparțin de diferite culturi sunt incapabili să comunice eficient, iar această neputință poate fi generată de contexte, obiceiuri, perspective, idei, noțiuni și alte elemente distincte.
- Barierele fizice – într-o structură organizațională, este importantă existența spiritului de echipă, precum și a coordonării și cooperării membrilor. Comunicarea presupune transmiterea unui mesaj între un emițător și un receptor, însă zgomotul și factorii de mediu pot perturba acest proces.
Distanța reprezintă un alt obstacol în realizarea comunicării în parametri normali. În orice organizație există o ierarhie și dacă birourile superiorilor sunt plasate fizic la distanță mare de subordonați ori sunt închise mai mereu, atunci subordonații sunt în incapacitate de a comunica eficient cu managerii lor. Mai mult decât atât, în cazul în care comunicarea cu superiorii este împiedicată de birocrație, atunci subordonații refuză să comunice tocmai din cauza procesului greoi, consumator de timp și fără finalitate.
Eliminarea obstacolelor de comunicare la locul de muncă
- Comunicarea eficientă conduce la dezvoltarea și evoluția structurii organizaționale, dar și a indivizilor în sine.
Una dintre cele mai bune metode de a îmbunătăți comunicarea dintr-o companie și de a elimina barierele este formarea unei atitudini pozitive la locul de muncă. Pentru a crea un spațiu de lucru integrat, angajații trebuie să fie atenți, politicoși cu colegii, superiorii și subordonații.
Barierele se dovedesc a fi neproductive, astfel că organizația nu se va bucura de o atmosferă prea bună. Stă în responsabilitatea oamenilor:
- ideea de depășire a barierelor;
- nevoia de lucru în colaborare cu colegii;
- ideea de supervizare eficientă și de gestionare a subordonaților;
- menținerea unor relații de încredere între membrii organizației.
Depășirea barierelor de comunicare trebuie să implice nu doar acomodarea cu stilurile personale de comunicare, ci și asigurarea că mesajul managerilor este transmis eficient și ține cont de modul în care informația este distribuită. De aceea, pentru eficientizarea acestui proces, echipele utilizează aplicații precum Microsoft Teams. Această aplicație pune la dispoziție instrumente care facilitează distribuirea documentelor și a altor informații de interes, planificarea și realizarea ședințelor, urmărirea în tip real a îndeplinirii task-urilor, ș.a.
Totuși, stilurile diferite de comunicare și utilizarea ineficientă a instrumentelor de comunicare pot contribui la:
- Lipsa de claritate privind responsabilitățile;
- Sporirea nivelului de stres al angajaților.
Metode de îndepărtare a barierelor de comunicare
- Pentru a depăși aceste bariere, trebuie identificată cauza care le determină.
- Printre modalitățile de eficientizare a comunicării, reamintim: respectul reciproc, managementul stresului și timpului, utilizarea unui limbaj comun, ș.a.
Unele dintre ele pot fi evitate din timp, însă altele nu pot fi îndepărtate ușor, motiv pentru care singura opțiune a angajațior rămâne aceea de a le face față. Printre metode de eliminare a barierelor comunicaționale, menționăm:
- Actualizarea continuă a tehnologiilor și aplicațiilor utilizate în cadrul echipelor (Microsoft Teams);
- Dezvoltarea abilităților de vorbire și ascultare eficientă;
- Respectul reciproc;
- Fluența într-o limbă comună tuturor angajaților (de exemplu engleza);
- Eliminarea discuțiilor neimportante care să întârzie îndeplinirea task-urilor;
- Dezvoltarea unui leadership eficient;
- Managementul stresului;
- Managementul furiei;
- Managementul timpului.
Comunicarea este, așadar, cheia rezolvării celor mai multe probleme interpersonale la care angajații trebuie să facă față la locul de muncă. Înțelegerea procesului de comunicare și îmbunătățirea rețetei unei comunicări eficiente stă atât în mâinile managerilor, cât și a subordonaților.
Surse:
- https://www.researchgate.net/publication/323794732_Barriers_to_Effective_Communication
- https://eiuperspectives.economist.com/sites/default/files/EIU_Lucidchart-Communication%20barriers%20in%20the%20modern%20workplace.pdf
- https://www.typetalk.com/blog/overcoming-perceptual-barriers-to-communication/
- https://shodhganga.inflibnet.ac.in/bitstream/10603/127534/4/chapter-3.pdf
- https://smallbusiness.chron.com/barriers-effective-communication-within-workplace-3185.html
