Orice companie și agent economic în general, indiferent dacă este o societate pe acțiuni, un SRL sau o întreprindere individuală, trebuie să menționeze sediul în actele sale constitutive, conform prevederilor Legii nr. 31/1990, privind societățile, republicată. Lipsa respectivei mențiuni din actul constitutiv poate conduce la respingerea cererii de înregistrare a firmei. De asemenea, orice modificare a sediului va face obiectul unei mențiuni la ONRC (Oficiul Național al registrului Comerțului).
Sediul firmei este locul în care aceasta își desfășoară în mod declarativ sau real activitatea. Locul respectiv trebuie să fie o clădire cu o adresă (nu poate exista sediul unei firme pe un teren unde nu este construită nicio clădire sau unde deși există o clădire, nu îi este atribuită acesteia nicio adresă – stradă, nr.).
Sediul social servește drept adresa oficială administrativă și juridică a companiei. Acesta este motivul pentru care este imperativ să îl menționați în actul constitutiv, pentru a nu risca respingerea cererii de înregistrare.
În plus, este locul care determină jurisdicția teritorială: înregistrarea unei companii se face la ONRC-ul din județul în care își are sediul social compania; în caz de litigiu ori proceduri de executare silită, sediul este important pentru determinarea competenței teritoriale a instituției care judecă litigiul sau a celei care pune în executare hotărârea; comunicările oficiale către respectiva companie au, de asemenea loc la sediul social al firmei (dacă nu s-a optat în mod expres pentru o altă adresă de comunicare, spre exemplu la un cabinet de avocatură).
Nu este necesar ca activitatea firmei să se desfășoare la sediul social al aesteia, dar în acest caz va trebui declarat un sediu secundar (sau mai multe sedii secundare) în actul constitutiv al firmei. De asemenea, firma poate deține mai multe sedii unde își desfășoară activitatea, sediul principal fiind acela în care își desfășoară activitatea conducerea companiei.
Prin urmare, avem sediu social (unde este adresa oficială administrativă și juridică a companiei), sediu principal (în care își desfășoară activitatea conducerea companiei) și sediu secundar/sedii secundare unde au loc diverse activități ale companiei.
În cazul PFA (persoană fizică autorizată), II (întreprindere individuală), IF (întreprindere familială) sediul social poartă denumirea de sediu profesional, iar sediile secundare se numesc puncte de lucru.
Unde poate avea sediul o firmă?
În afara împărțirii tipurilor de sedii ale firmei în funcție de activitatea care are loc acolo (sediu social, principal, secundar), clasificarea sediilor de firmă se poate face și în funcție de modul de deținere a respectivelor locuri unde sunt sediile respective.
Conform art. 17 alin.(3) din Legea nr. 31/1990, la înmatricularea societății și la schimbarea sediului social se va prezenta la sediul oficiului registrului comerțului documentul care atestă dreptul de folosință asupra spațiului cu destinație de sediu social. După înregistrarea în registrul comerțului, oficiul registrului comerțului transmite documentul care atestă dreptul de folosință asupra spațiului cu destinație de sediu social la organul fiscal din cadrul Agenției Naționale de Administrare Fiscală în a cărui circumscripție se situează imobilul cu destinație de sediu social.
Există 5 variante posibile în funcție de modul de deținere a respectivelor locuri unde sunt sediile respective:
- spațiu proprietate personală sau care e dat în folosință gratuită de către proprietari (dovada sediului se face prin contract de comodat);
- spațiu închiriat (dovada sediului se face cu contract de închiriere, încheiat între proprietari și firmă);
- spaţiu deținut în proprietate de companie (dovada sediului se face cu titlul de proprietate);
- spațiu compartimentat/de birouri (dovada sediului se face tot cu contract de închiriere încheiat între proprietari și firmă / o variantă a acestui tip de închiriere este acela de a apela la companii specializate care furnizează o adresă pentru sediul central la un preț rezonabil, cu cutie poștală care integrează unele servicii suplimentare opționale, cum ar fi: expediere de e-mail, furnizarea de servicii digitale, săli de ședințe prin rezervare etc.);
- la un cabinet de avocat (varianta nu e disponibilă pentru PFA sau II, iar pentru firme este posibilă pe o perioadă de maxim 1 an; dovada sediului se face prin contract de asistență juridică pentru găzduire, decizia baroului pentru avocatul respectiv).
Pentru sediile declarate în imobile colective cu regim de locuință (blocuri) este necesară obținerea unui aviz privind schimbarea destinației imobilelor respective (conform Legii nr. 196/2018 privind înființarea, organizarea și funcționarea asociațiilor de proprietari și administrarea condominiilor, cu modificările ulterioare). Acest aviz nu este necesar atunci când administratorul sau, după caz, administratorii declară pe propria răspundere faptul că la sediul social nu se desfășoară activitate.
Pentru imobilele cu mai multe încăperi, pentru înregistrarea sediului social la Registrul Comerțului, este nevoie şi de declaraţia de nesuprapunere, potrivit căreia „imobilul are un număr de X camere, suficiente să permită funcţionarea mai multor firme.” Această declaraţie o dă administratorul firmei în curs de înființare, sau proprietarul spațiului la notar.
Atenție la durata sediului firmei
Pentru a evita dizolvarea firmei (prin decizie judecătorească, la cererea ONRC) şi declararea inactivă a acesteia (de către ANAF), trebuie acordată o mare atenţie expirării duratei sediului social şi sediului profesional. În situaţia în care a expirat durata sediului social al unei societăţi comerciale, legal se consideră că sociatatea şi-a încetat activitatea şi nu are un sediu cunoscut.
