Trebuie să organizei un teambuilding și nu știi de unde să începi? Nu știi ce trebuie să faci pentru ca evenimentul să fie unul de succes? În acest articol îți oferim toate sfaturile de care ai nevoie cu privire la planificarea unui teambuilding, inclusiv alegerea logisticii, programarea și altele. De asemenea, este important de reținut că poți apela la serviciile de organizare teambuilding de la TEAMLINK, dacă vrei ca experiența să fie de neuitat.
Planifică evenimentul
Chiar dacă nu știi data exactă, stabilește o dată aproximativă și începe planificarea cât mai curând posibil. Pentru un teambuilding pentru o echipă sub 100 de persoane ai avea nevoie de 4-6 săptămâni înainte de eveniment. Pentru un eveniment special cu peste 100 de persoane, ar trebui să începi planificarea cu 4-6 luni înainte. Dacă timpul presează, teambuilding-ul online ar putea fi cea mai bună opțiune. Este simplu de planificat și nu necesită multă logistică.
Creează lista de activități
Lista de activități te ajută să fii organizat. Poți opta pentru documentele Excel, Google sau oricare alte diagrame te ajută să fii organizat.
Implică echipa
Invită echipa să participe la planificarea și organizarea teambuilding-ului, astfel puteți lucra împreună pentru atingerea unui scop precis.
Stabilește obiectivele
Trebuie să te asiguri că obiectivele sunt clare, că evenimentul se potrivește nevoilor echipei tale și că membrii echipei sunt bucuroși să participe. Întrebările pe care trebuie să ți le pui sunt: Cine (participă), Când (are loc)? Unde (are loc)? Ce (activități sunt în program)? De ce (este nevoie de acest teambuilding)?
Alcătuiește lista de participanți
Pentru alcătuirea acestei liste este nevoie să răspunzi la întrebări precum:
- poate participa oricine sau doar anumite persoane?
- participarea este obligatorie sau opțională?
- care este numărul maxim de persoane care pot participa (în funcție de buget și locul organizării)?
- pot fi incluse și persoane online?
Creează un buget detaliat
Iată ce ar trebui inclus în bugetul propus pentru teambuilding:
- taxe de transport;
- parcare;
- hotel;
- taxele planificatorilor de evenimente, dacă contractezi servicii externe;
- cheltuieli cu masa;
- taxe de asigurare;
- costuri pentru suveniruri (dacă este cazul).
Decide data și programul evenimentului
În funcție de activitățile dorite, poți împărți echipa și stabili mai multe intervale de timp, în funcție de programele echipei.
Selectează locul de desfășurare
Iată la ce întrebări ar trebui să răspunzi:
- câte persoane participă?
- locația oferă acces la internet? Oferă configurare echipamente?
- dacă evenimentul are loc în aer liber aveți nevoie de o permisiune specială?
- există locuri de parcare disponibile?
- vremea poate afecta în vreun fel evenimentul?
Creează liste de verificare
Poate fi vorba despre:
- transport: cum ajunge lumea la eveniment? Toată lumea poate ajunge acolo?
- alimente și băuturi: mesele sunt incluse în eveniment? Vor fi suportate de companie?
- acord de consimțământ: trebuie ca participanții să semneze așa ceva?
- hotel: participanții trebuie să rămână peste noapte la hotel? Cine achită camerele?
Ce activități presupune teambuilding-ul?
Poate fi vorba despre activități obligatorii sau opționale, acestea trebuie stabilite dinainte.
Stabilește agenda evenimentului
Programul trebuie să includă ora la care participanții trebuie să ajungă la locul de desfășurare, ora de începere a activităților, adresa locului de desfășurare. Agenda trebuie realizată și trimisă tuturor participanților cu câteva săptămâni înainte.
Entuziasmează echipa
Poți utiliza fluturași, mesaje, email-uri, comunicări despre eveniment la ședințe. Nu este indicat să dai toate detaliile, păstrează surprizele pentru eveniment.
După ce evenimentul s-a terminat, încă mai sunt lucruri de făcut:
- distribuie suveniruri: nu trebuie să fie nimic extravagant sau scump, doar ceva care se referă la eveniment, un obiect care să le amintească participanților de eveniment și de experiențele avute împreună. Poate fi vorba de imagini, ciocolată, albume, tricouri, rucsacuri.
- colectează feedback: în calitate de organizator al unui teambuilding, vei dori cu siguranță să știi cum s-au simțit participanții la eveniment, să afli ce a funcționat bine și mai puțin bine. Colectează feedback-urile lor și ține seama de răspunsuri data viitoare când vei mai organiza ceva similar.
În concluzie, un teambuilding care este bine planificat îți poate energiza echipa și poate crea relații mai trainice între membrii acesteia. Indiferent că este prima dată când organizezi un teambuilding sau ai mai făcut asta de nenumărate ori înainte, niciodată nu vei avea senzația că ai destul timp la dispoziție pentru planificare și organizare, întotdeauna va exista elementul neprevăzutului. Învață întotdeauna din greșeli și apelează la profesioniști când te simți copleșit. Orice idee bună merită să fie pusă în practică.
