Simți că ești extrem de ocupat în fiecare moment și parcă nu-ți ajung cele 24 de ore ca să duci la bun sfârșit toate sarcinile? Fără îndoială, nu ești singurul care se confruntă cu probleme legate de time management sau rezolvarea deadline-urilor, însă trebuie să încerci să te organizezi mai bine dacă observi că programul tău crește constant. Dacă te afli într-un real impas, descoperă mai departe câteva sfaturi eficiente pentru gestionarea timpului:
Prioritizează sarcinile
Una dintre greșelile frecvente pe care le facem cu toții este că nu avem o privire de ansamblu asupra task-urilor pe care le avem de făcut, ci începem să ne desfășurăm activitățile într-un mod aleatoriu. De preferat ar fi să reușești să-ți organizezi ziua ce urmează cu cel puțin o seară înainte. Mai exact, notează-ți lucrurile pe care le ai de făcut și durata aproximativă pentru realizarea lor sau sortează activitățile în urgente și importante. O metodă eficientă de gestionare a timpului se numește “Eat that frog” (mănâncă acea broască) care presupune să faci cele mai puțin plăcute sarcini la începutul zilei. În acest fel nu vei mai fi stresat din cauza lor și vei fi mult mai productiv.
Analizează lucrurile din cauza cărora pierzi timp
În general, există trei modalități prin care îți poți petrece timpul și anume conversațiile, acțiunile și gândurile. Încearcă să reflectezi asupra activităților care te fac să pierzi timp prețios și să iei măsuri în acest sens, pentru că întotdeauna există o modalitate mai bună de a le face. De exemplu, dacă diversele operațiuni financiare, plăți ale facturilor, viramente sau transferuri de bani îți ocupă mult timp în mod regulat, atunci apelează la serviciile de internet banking, așa cum este soluția OTPdirekt, prin care să faci totul de la distanță, fără drumuri inutile la bancă sau la alte instituții. În cazul în care intri prea des pe rețelele sociale, oprește notificările sau conexiunea la internet pentru o perioadă, ori încearcă să ignori conversațiile lungi ale colegilor atunci când ești la birou.
Creează planuri săptămânale
Ca să știi întotdeauna direcția spre care te îndrepți, dar și pentru a te motiva și a te simți împlinit că ți-ai atins scopurile, pune la punct un plan săptămânal. Poate fi mai dificil să te gândești cum să faci lucrurile într-o singură zi, dar dacă îți stabilești obiectivele pentru fiecare săptămână, mai mult ca sigur vei avea doar de câștigat atât în viața profesională, cât și în cea personală.
Gestionează atent email-urile și apelurile primite
În mod ideal, ar trebui să-ți verifici poșta electronică la intervale de timp bine stabilite și să răspunzi la apelurile telefonice atunci când îți permiți acest lucru, mai ales dacă știi că s-ar putea să nu fie vorba despre urgențe. Este important să înțelegi că toate lucrurile care generează întreruperi conduc și la pierderea timpului și a concentrării de la lucrurile importante. Iar email-urile și apelurile telefonice sunt cele care te întrerup foarte des din activitatea desfășurată. Așadar, ai grijă să fii mai selectiv cu privire la disponibilitatea ta de a prelua apeluri neplanificate sau de a răspunde la mesajele scrise. Chiar dacă îți dorești să fii constant orientat către clienți și munca pe care o desfășori, asta nu înseamnă totodată să fii și disponibil 24/24.
Încearcă să nu faci tu totul
Altfel spus, fie că ești acasă sau la locul de muncă, încearcă pe cât posibil să delegi sarcini și altora. Desigur, anumite lucruri reprezintă strict responsabilitatea ta, însă nu ai cum să le faci pe toate nici în plan personal și nici în cel profesional. La serviciu, nu trebuie să fii manager ca să delegi sarcini, ci poți lucra în echipă ori îți poți oferi măcar 25% din responsabilitate colegului sau succesorului tău. Acasă, împarte treburile casnice cu ceilalți membri ai familiei ca să poți avea mai mult timp la dispoziție pentru alte activități, dar și pentru odihnă.
Gestionarea eficientă a timpului depinde doar de tine și de capacitatea ta de a-ți prioritiza activitățile zilnice. Cu puțină disciplină și o organizare atentă vei reuși, la fel ca mulți alții, să te încadrezi și tu în timpul pe care-l ai la dispoziție!
